Privacybeleid

GoudseWeb verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en alleen voor doelen die nodig zijn voor onze dienstverlening, communicatie, administratie, beveiliging, marketing en wettelijke verplichtingen.

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens GoudseWeb verwerkt, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij gegevens kunnen delen en welke rechten betrokkenen hebben.

Dit privacybeleid geldt voor persoonsgegevens die GoudseWeb verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer GoudseWeb persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een klant, bijvoorbeeld bij hosting, onderhoud, support, formulieren, webshops of klantportalen van die klant, is de klant in beginsel verwerkingsverantwoordelijke en is GoudseWeb verwerker. In dat geval gelden naast deze verklaring de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.

GoudseWeb is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Bedrijfsnaam: GoudseWeb
KVK nummer: 42090053
Btw identificatienummer: NL005487727B20
Website: goudseweb.nl
E mail: info@goudseweb.nl
Telefoon: +31 6 21 18 55 43

Dit privacybeleid geldt voor persoonsgegevens van:

1. Bezoekers van goudseweb.nl.
2. Personen die contact opnemen met GoudseWeb.
3. Leads, prospects en potentiële klanten.
4. Klanten en contactpersonen van klanten.
5. Personen die een offerte aanvragen of digitaal ondertekenen.
6. Gebruikers van een klantportaal of acceptatiesysteem van GoudseWeb.
7. Personen die zich aanmelden voor een nieuwsbrief of mailing.
8. Personen die via social media, telefoon, WhatsApp, e mail of andere kanalen met GoudseWeb communiceren.
9. Leveranciers, partners, freelancers en andere zakelijke contacten.
10. Personen van wie gegevens door klanten aan GoudseWeb worden verstrekt in het kader van een opdracht.

Bij eigen bedrijfsvoering, zoals offertes, facturen, klantbeheer, communicatie en het eigen contactformulier, is GoudseWeb verwerkingsverantwoordelijke.

Bij werkzaamheden voor klanten kan GoudseWeb ook verwerker zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer GoudseWeb namens een klant:

1. Een website of webshop host of beheert.
2. Contactformulieren onderhoudt.
3. WooCommerce bestellingen of klantgegevens technisch kan inzien.
4. Support uitvoert in een omgeving waarin persoonsgegevens staan.
5. Back ups maakt van een klantomgeving.
6. Een klantportaal of applicatie beheert.
7. Tracking, formulieren, CRM koppelingen of marketingtools technisch instelt.

In die situaties bepaalt de klant in beginsel het doel en de middelen van de verwerking. De klant is dan verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking, de juiste grondslag, het eigen privacybeleid, cookiebeleid, bewaartermijnen, toestemming en informatieplichten richting eigen bezoekers, klanten en gebruikers.

GoudseWeb verwerkt gegevens van klanten of hun eindgebruikers alleen voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de opdracht, support, onderhoud, hosting, beveiliging, back ups, technische controle of andere overeengekomen werkzaamheden.

GoudseWeb verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor de hieronder genoemde doelen. Afhankelijk van de situatie kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

5.1 Contactgegevens

1. Naam.
2. Bedrijfsnaam.
3. Functie of rol binnen de organisatie.
4. E mailadres.
5. Telefoonnummer.
6. Adresgegevens indien nodig.
7. Website of domeinnaam.
8. Social media profiel of gebruikersnaam indien via social media contact wordt gelegd.

5.2 Gegevens bij aanvragen en offertes

1. Bedrijfsgegevens.
2. KVK nummer.
3. Btw nummer indien relevant.
4. Factuurgegevens.
5. Projectwensen.
6. Budgetindicatie.
7. Diensten of producten waarin interesse bestaat.
8. Informatie uit intakegesprekken, formulieren, e mails, WhatsApp berichten en notities.
9. Technische informatie over bestaande websites, hosting, domeinen, e mail of applicaties.

5.3 Gegevens voor uitvoering van opdrachten

1. Content die door de klant wordt aangeleverd.
2. Logo’s, afbeeldingen, teksten, video’s en huisstijlbestanden.
3. Inloggegevens, toegangscodes of beheerrechten voor zover noodzakelijk.
4. Hostinggegevens.
5. Domeingegevens.
6. E mailinstellingen.
7. Plugin en softwaregegevens.
8. Betaalprovidergegevens voor technische koppelingen.
9. Projectdocumentatie.
10. Feedback, correcties, opleverpunten en akkoordmomenten.

5.4 Gegevens in het klantportaal en acceptatiesysteem

1. Naam van de ondertekenaar.
2. Bedrijfsnaam.
3. E mailadres.
4. Telefoonnummer.
5. Functie of rol.
6. IP adres.
7. Datum en tijd van akkoord.
8. Versie van de offerte.
9. Versie van de projectscope.
10. Versie van de algemene voorwaarden.
11. Versie van het privacybeleid.
12. Versie van het cookiebeleid.
13. Versie van de verwerkersovereenkomst indien van toepassing.
14. Digitale handtekening.
15. Checkbox akkoordgegevens.
16. Loggegevens van wijzigingen, downloads, ondertekening en status.

Deze gegevens worden verwerkt om te kunnen aantonen dat een overeenkomst, offerte, projectscope of juridisch document is geaccepteerd.

5.5 Factuur en betaalgegevens

1. Naam en bedrijfsnaam.
2. Factuuradres.
3. E mailadres voor facturen.
4. KVK nummer en btw gegevens indien nodig.
5. Factuurnummer.
6. Betaalstatus.
7. Betaalmethode.
8. Bankrekening of betaalreferentie voor zover zichtbaar of nodig.
9. Transactiegegevens via betaalproviders zoals Mollie, Revolut, Stripe, PayPal of vergelijkbare partijen voor zover van toepassing.

GoudseWeb verwerkt geen volledige betaalkaartgegevens. Die worden verwerkt door de betreffende betaalprovider.

5.6 Communicatiegegevens

1. E mailberichten.
2. WhatsApp berichten.
3. Contactformulierberichten.
4. Telefonische notities.
5. Supportverzoeken.
6. Klachten of feedback.
7. Bestanden en bijlagen die in communicatie worden meegestuurd.

5.7 Websitegebruik en technische gegevens

1. IP adres.
2. Browsergegevens.
3. Apparaatgegevens.
4. Besturingssysteem.
5. Pagina’s die worden bezocht.
6. Datum en tijd van bezoek.
7. Klikgedrag voor zover gemeten.
8. Cookievoorkeuren.
9. Logbestanden.
10. Beveiligingsmeldingen.

Meer informatie over cookies en tracking staat in het cookiebeleid van GoudseWeb.

5.8 Marketing en nieuwsbriefgegevens

1. Naam.
2. E mailadres.
3. Bedrijfsnaam indien opgegeven.
4. Voorkeuren of interesses.
5. Inschrijving en uitschrijving.
6. Open en klikgedrag in mailings indien dit technisch wordt gemeten.
7. Campagnebron of formulier waarmee iemand zich heeft aangemeld.

5.9 Social media gegevens

Wanneer iemand met GoudseWeb communiceert via Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, YouTube of andere platforms, kunnen wij gegevens verwerken zoals profielnaam, gebruikersnaam, openbare profielinformatie, berichten, reacties, likes, gedeelde content en communicatiegeschiedenis.

De betreffende social media platforms verwerken zelf ook persoonsgegevens. Daarop zijn hun eigen privacyvoorwaarden van toepassing.

5.10 Bijzondere persoonsgegevens

GoudseWeb heeft niet de bedoeling om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, zoals gezondheidsgegevens, politieke voorkeur, religie, strafrechtelijke gegevens of gevoelige persoonlijke informatie.

Als een klant of betrokkene dergelijke gegevens ongevraagd verstrekt, verwerken wij deze alleen voor zover dat strikt noodzakelijk is voor afhandeling van het verzoek of de opdracht, of verwijderen wij deze gegevens wanneer ze niet nodig zijn.

GoudseWeb verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen.

6.1 Contact en communicatie

Wij verwerken gegevens om vragen te beantwoorden, contact op te nemen, afspraken te maken, informatie toe te sturen en communicatie te beheren. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst, voorbereiding van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang.

6.2 Offertes en klantacceptatie

Wij verwerken gegevens om offertes op te stellen, projectscopes te maken, aanvragen te beoordelen, klantgegevens vast te leggen en overeenkomsten te sluiten. Grondslag: voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang.

6.3 Uitvoering van diensten

Wij verwerken gegevens om websites, webshops, applicaties, ontwerpen, marketingwerkzaamheden, hosting, support, onderhoud en andere digitale diensten uit te voeren. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.

6.4 Klantportaal, digitale ondertekening en acceptatielog

Wij verwerken akkoordgegevens, ondertekeningsgegevens, IP adres, documentversies en loggegevens om te kunnen aantonen welke afspraken zijn gemaakt en welke documenten zijn geaccepteerd. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang en waar nodig juridische verplichting.

6.5 Administratie en facturatie

Wij verwerken gegevens voor facturen, betalingen, boekhouding, debiteurenbeheer, belastingverplichtingen en financiële administratie. Grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van een overeenkomst.

6.6 Support, onderhoud en beveiliging

Wij verwerken gegevens om support te leveren, problemen op te lossen, updates uit te voeren, back ups te beheren, misbruik te voorkomen en systemen te beveiligen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

6.7 Nieuwsbrief en marketing

Wij verwerken gegevens om nieuwsbrieven, updates, aanbiedingen, tips of relevante zakelijke informatie te sturen. Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld bij bestaande zakelijke klanten voor vergelijkbare diensten. Afmelden kan altijd.

6.8 Analyse en verbetering

Wij kunnen gegevens gebruiken om onze website, dienstverlening, communicatie, marketing en processen te verbeteren. Grondslag: gerechtvaardigd belang of toestemming, afhankelijk van het soort verwerking.

6.9 Wettelijke verplichtingen en geschillen

Wij kunnen gegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, om onze rechten te beschermen, claims af te wikkelen of bewijs te leveren in juridische procedures.

GoudseWeb verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen.

1. Toestemming.
2. Uitvoering van een overeenkomst.
3. Voorbereiding van een overeenkomst.
4. Wettelijke verplichting.
5. Gerechtvaardigd belang.

Bij gerechtvaardigd belang gaat het bijvoorbeeld om normale bedrijfsvoering, klantbeheer, beveiliging, bewijsvoering, verbetering van dienstverlening, zakelijke marketing richting bestaande relaties en het voorkomen van misbruik.

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kan die toestemming later worden ingetrokken. Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.

GoudseWeb deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening, administratie, beveiliging, communicatie, hosting, marketing, wettelijke verplichtingen of technische werking.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met of verwerkt via:

1. Hostingproviders zoals Hostinger, Theory7, SiteGround, Strato, GoDaddy of vergelijkbare partijen.
2. Domeinregistrars en DNS providers.
3. E mailproviders zoals Google Workspace, Gmail, Microsoft 365 of vergelijkbare partijen.
4. Betaalproviders zoals Mollie, Revolut, Stripe, PayPal, Klarna of vergelijkbare partijen.
5. Boekhoudsoftware en administratieve dienstverleners.
6. CRM systemen, klantportalen en offerte of ondertekeningstools.
7. WordPress, WooCommerce, plugins, thema’s en softwareleveranciers.
8. AI tools en no code tools zoals Lovable, OpenAI of vergelijkbare partijen, voor zover passend en noodzakelijk.
9. Analyse en marketingtools zoals Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Meta, TikTok, LinkedIn, YouTube of vergelijkbare partijen, voor zover gebruikt en toegestaan.
10. Social media platforms waarop GoudseWeb actief is.
11. Freelancers, technische partners of andere hulppersonen die voor GoudseWeb werkzaamheden uitvoeren.
12. Juridische, fiscale of administratieve adviseurs.
13. Overheidsinstanties, toezichthouders of rechterlijke instanties wanneer dat wettelijk verplicht is.

GoudseWeb deelt niet meer gegevens dan nodig is. Met partijen die persoonsgegevens namens GoudseWeb verwerken, worden waar nodig afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking.

Sommige softwareleveranciers, cloudproviders, social media platforms, marketingtools of AI tools kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, probeert GoudseWeb te werken met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere beschermingsmaatregelen die volgens de AVG zijn toegestaan.

Omdat externe platforms hun diensten, infrastructuur en voorwaarden kunnen wijzigen, kan GoudseWeb niet garanderen dat alle derde partijen altijd uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar mogelijk wordt dit beperkt of contractueel afgedekt.

GoudseWeb bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn nodig is vanwege wetgeving, bewijsvoering, beveiliging of een lopend geschil.

10.1 Contactaanvragen

Contactaanvragen worden in beginsel maximaal vierentwintig maanden bewaard na het laatste contactmoment, tenzij er een klantrelatie ontstaat of verdere bewaring nodig is.

10.2 Offertes en niet afgeronde aanvragen

Offertes en aanvraaggegevens die niet leiden tot een opdracht worden in beginsel maximaal vierentwintig maanden bewaard, tenzij langere bewaring nodig is voor bewijs, opvolging of juridische bescherming.

10.3 Klantgegevens en projectgegevens

Klantgegevens, projectdocumentatie, communicatie, afspraken, oplevergegevens en supportgeschiedenis worden in beginsel bewaard zolang de klantrelatie loopt en daarna zolang dit redelijkerwijs nodig is voor administratie, bewijs, garantie, support, juridische bescherming of fiscale verplichtingen.

10.4 Facturen en financiële administratie

Facturen, betaalgegevens en financiële administratie worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is.

10.5 Digitale handtekeningen en acceptatielogs

Digitale ondertekeningen, akkoordgegevens, checkbox logs, documentversies, IP adressen en acceptatielogs worden bewaard zolang dit nodig is om de overeenkomst, projectscope, algemene voorwaarden en juridische documenten te kunnen bewijzen.

10.6 Supporttickets en technische logs

Supporttickets worden in beginsel bewaard zolang dit nodig is voor support, onderhoud, bewijs en verbetering van de dienstverlening. Technische logs worden in beginsel niet langer bewaard dan nodig is voor beveiliging, foutanalyse en misbruikpreventie.

10.7 Nieuwsbriefgegevens

Nieuwsbriefgegevens worden bewaard totdat iemand zich uitschrijft of totdat de mailingdienst wordt beëindigd. Een afmeldregistratie kan langer bewaard blijven om te voorkomen dat iemand opnieuw ongewild wordt aangeschreven.

10.8 Back ups

Back ups zijn bedoeld voor herstel en continuïteit. Gegevens in back ups worden niet actief gebruikt, behalve wanneer herstel nodig is. Na beëindiging van hosting of samenwerking blijven back ups niet automatisch beschikbaar voor de klant.

10.9 Inloggegevens en toegang

Inloggegevens en toegangsrechten worden verwijderd, ingetrokken of aangepast zodra zij niet langer nodig zijn voor de opdracht, tenzij verdere toegang nodig is voor onderhoud, support, hosting of wettelijke bescherming.

GoudseWeb neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging en openbaarmaking.

Afhankelijk van de situatie kunnen deze maatregelen bestaan uit:

1. Beperkte toegang tot klantgegevens.
2. Gebruik van wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie.
3. Beveiligde hosting en softwareomgevingen.
4. Updates en onderhoud wanneer dit is overeengekomen.
5. Back ups wanneer dit binnen hosting of onderhoud valt.
6. Beperking van toegangsrechten.
7. Logregistratie bij belangrijke handelingen.
8. Vertrouwelijkheid bij ingeschakelde derden.
9. Beveiligde opslag van documenten en klantinformatie.
10. Verwijdering of beperking van gegevens wanneer deze niet langer nodig zijn.

Geen enkele beveiligingsmaatregel kan volledige veiligheid garanderen. Klanten blijven zelf verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van accounts, sterke wachtwoorden, veilige omgang met inloggegevens en tijdige melding van verdachte situaties.

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kan iemand GoudseWeb vragen om:

1. Inzage in persoonsgegevens.
2. Correctie van onjuiste gegevens.
3. Verwijdering van gegevens.
4. Beperking van verwerking.
5. Overdracht van gegevens.
6. Bezwaar tegen verwerking.
7. Intrekking van toestemming.
8. Informatie over de verwerking.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@goudseweb.nl.

GoudseWeb kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren. Dit doen wij om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt.

Wanneer GoudseWeb persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens een klant, verwijzen wij het verzoek in beginsel door naar die klant of behandelen wij het verzoek in overleg met die klant.

Als iemand vindt dat GoudseWeb niet zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen via info@goudseweb.nl.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

GoudseWeb gebruikt of kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website goed te laten werken, voorkeuren te onthouden, statistieken te verzamelen en, indien toestemming is gegeven, marketing en tracking mogelijk te maken.

Meer informatie over cookies, cookiecategorieën, bewaartermijnen, toestemming en gebruikte tools staat in het cookiebeleid van GoudseWeb.

GoudseWeb kan nieuwsbrieven, zakelijke updates, tips, aanbiedingen of informatie over diensten sturen aan personen die zich daarvoor hebben aangemeld of aan bestaande zakelijke relaties wanneer dit past binnen de relatie.

Iedere commerciële mailing bevat, waar passend, een mogelijkheid om af te melden.

Afmelden kan ook door een e mail te sturen naar info@goudseweb.nl.

GoudseWeb neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen hebben of iemand op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

GoudseWeb kan wel gebruikmaken van automatisering voor interne processen, zoals offerteflow, acceptatielogs, factuurstatussen, mailings, formulierverwerking, spamdetectie, beveiliging of projectbeheer. Deze automatisering wordt niet gebruikt om zonder menselijke tussenkomst juridisch ingrijpende beslissingen over personen te nemen.

GoudseWeb bouwt en onderhoudt websites, webshops, applicaties en digitale systemen voor klanten. Die klanten zijn zelf verantwoordelijk voor hun eigen privacybeleid, cookiebeleid, algemene voorwaarden, toestemmingen en naleving van privacywetgeving richting hun eigen bezoekers, klanten en gebruikers.

GoudseWeb kan juridische basisdocumenten technisch plaatsen of opstellen op basis van aangeleverde informatie, maar geeft geen garantie dat deze documenten zonder controle volledig geschikt zijn voor elke onderneming, branche of situatie.

Wanneer een klant wil dat GoudseWeb persoonsgegevens namens hem verwerkt, kan GoudseWeb een verwerkersovereenkomst aanbieden. Zonder juiste informatie van de klant kan GoudseWeb niet bepalen welke persoonsgegevens de klant verwerkt, welke grondslag geldt en welke bewaartermijnen passend zijn.

GoudseWeb richt zich niet specifiek op kinderen en heeft niet de bedoeling om persoonsgegevens van kinderen te verzamelen.

Als blijkt dat wij zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben ontvangen, verwijderen wij deze gegevens waar dat redelijkerwijs mogelijk is, tenzij bewaring noodzakelijk is voor een wettelijke verplichting of juridische bescherming.

GoudseWeb mag dit privacybeleid wijzigen wanneer de dienstverlening, website, wetgeving, gebruikte tools of bedrijfsvoering verandert.

De nieuwste versie wordt gepubliceerd op goudseweb.nl. Bovenaan dit document staat de datum van de laatste wijziging.

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met:

GoudseWeb
E mail: info@goudseweb.nl
Telefoon: +31 6 21 18 55 43
Website: goudseweb.nl